Trong mọi công việc, kỹ năng viết trong giao tiếp đều cần thiết, từ những việc đơn giản như viết emails, bản ghi nhớ, biên bản hợp tới những đơn từ phức tạp. Got It Vietnam sẽ giúp bạn hiểu hơn về kỹ năng viết trong giao tiếp cũng như một số cách cải thiện kỹ năng viết của bản thân qua bài viết sau.
- Đọc thêm: Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Mục lục
Kỹ năng viết trong giao tiếp là gì?
Nói một cách ngắn gọn, kỹ năng viết trong giao tiếp là khả năng truyền đạt ý của bạn trong một văn bản một cách mạch lạc, dễ hiểu nhất nhằm đạt được mục đích của bản thân. Nếu như kỹ năng nói dựa vào tông giọng cũng như ngôn ngữ cơ thể để truyền đạt thông điệp, với kỹ năng viết trong giao tiếp, đó sẽ là việc sử dụng ngôn từ, ngữ pháp cũng như dấu câu.
Các yếu tố quan trọng trong kỹ năng viết
Có 5 yếu tố quan trọng trong kỹ năng viết:
1. Sự rõ ràng
Dù là tin nhắn hay email, những thông điệp bạn gửi nên sử dụng những ngôn từ ngắn gọn, súc tích và nên đi thẳng vào vấn đề để người đọc có thể hiểu hoặc đủ hiểu để hỏi lại những điều họ đang thắc mắc.
2. Sự ngắn gọn
Hãy nhớ rằng trong công việc, giao tiếp qua văn bản không phải là viết văn. Trừ trường hợp bạn đang viết một lá đơn hoặc một bức thư, đừng mở bài quá lê thê và hãy đi thẳng vào vấn đề mình đang muốn đề cập trong vòng 3-5 câu.
3. Giọng văn
Trong công việc, một giọng văn tốt là một giọng văn chuyên nghiệp được pha lẫn với một chút thân thiện hoặc hài hước. Hãy tránh việc sử dụng những từ quá nặng nề và mang tính chỉ trích, thay vào đó hãy sử dụng những từ mang tính chất góp ý nhiều hơn.
4. Sử dụng câu chủ động
Việc sử dụng các câu chủ động thường sẽ giúp người đọc lướt qua nội dung nhanh hơn và giúp họ đọc dễ hơn. Ngoài ra, những thông tin ở đầu câu thường đập vào mắt họ đầu tiên và được ghi nhớ tốt hơn.
5. Sử dụng đúng ngữ pháp và dấu câu
Một email với nhiều lỗi ngữ pháp và sử dụng dấu câu lộn xộn là một email thiếu chuyên nghiệp. Nó sẽ phản ánh tác phong làm việc của người viết email. Do đó, trước khi gửi email, bạn nhớ đọc kỹ và soát lại các lỗi sai không đáng có nhé!
Làm sao để cải thiện kỹ năng viết trong giao tiếp?
Dưới đây là một vài điều bạn nên để tâm tới mỗi khi viết bất cứ một thứ gì, dù chỉ là 1 email đơn giản tới 1 báo cáo chi tiết:
1. Luôn định sẵn mục đích mình viết
Điều này sẽ giúp văn bản của bạn có định hướng và rõ ràng. Mục đích có thể là để người đọc hiểu được thông tin, hay họ sẽ phải hành động hoặc có thể họ sẽ phải phản hồi email của bạn, v.v. Dù mục đích của bạn có là gì, hãy chắc chắn rằng nó được thể hiện xuyên suốt văn bản. Hãy làm mục đích của bạn dễ hiểu đến mức chỉ những người đọc lướt cũng có thể hiểu bạn đang muốn nói gì.
2. Chỉ chứa những thông tin cần phải biết
Sau khi bạn viết xong, hãy đọc lại bản nháp và trả lời ba câu hỏi sau: Mục đích bài viết này là gì, đã rõ ràng chưa? Những chi tiết trong bài đã giúp người đọc hiểu mục đích chưa? Bài viết này đã được viết một cách đơn giản và trực tiếp nhất chưa?
3. Chuẩn bị dàn ý trước khi viết
Trước khi viết những nội dung dài như biên bản họp hoặc báo cáo, hãy dành thời gian chuẩn bị trước dàn ý để sắp xếp ý của mình và xác định cách truyền tải tốt nhất. Dàn ý sẽ giúp bạn sắp xếp ý của mình một cách có trật tự.
4. Giữ tác phong chuyên nghiệp
Dù chỉ là một email ngắn giữa bạn và đồng nghiệp thân thiết, trước khi gửi bạn nên tự hỏi bản thân: “Liệu tôi có thấy thoải mái nếu email này được cả công ty đọc hay không?”. Nếu câu trả lời là không, bạn nên viết lại một email khác.
5. Chỉnh sửa kĩ càng
Với những email quan trọng như gửi khách hàng hay gửi lãnh đạo cấp cao, cách tốt nhất là nên nhờ một người đồng nghiệp đọc lại hộ mình. Ngoài những lỗi cơ bản như sai chính tả và sai ngữ pháp, bạn nên xem lại bài của mình có đủ ý hay chưa, có bị thừa thông tin hay không, v.v.
Kết luận
Kỹ năng viết trong giao tiếp có ảnh hưởng tới những mối quan hệ nơi công sở, do đó, hãy chú ý rèn luyện hơn nhé! Hy vọng qua bài viết này, chúng tôi có thể giúp bạn hoàn thiện kỹ năng viết trong giao tiếp của mình để hỗ trợ công việc tốt hơn.
Đọc thêm:
