Tầm quan trọng của kỹ năng viết trong giao tiếp

Trong mọi công việc, kỹ năng viết trong giao tiếp đều cần thiết, từ những việc đơn giản như viết emails, bản ghi nhớ, biên bản hợp tới những đơn từ phức tạp. Got It Vietnam sẽ giúp bạn hiểu hơn về kỹ năng viết trong giao tiếp cũng như một số cách cải thiện kỹ năng viết của bản thân qua bài viết sau.

Kỹ năng viết trong giao tiếp là gì?

Nói một cách ngắn gọn, kỹ năng viết trong giao tiếp là khả năng truyền đạt ý của bạn trong một văn bản một cách mạch lạc, dễ hiểu nhất nhằm đạt được mục đích của bản thân. Nếu như kỹ năng nói dựa vào tông giọng cũng như ngôn ngữ cơ thể để truyền đạt thông điệp, với kỹ năng viết trong giao tiếp, đó sẽ là việc sử dụng ngôn từ, ngữ pháp cũng như dấu câu.

Kỹ năng viết trong giao tiếp đối với các kỹ sư rất cần thiết
Kỹ năng viết trong giao tiếp rất quan trọng. Nguồn: Unsplash

Các yếu tố quan trọng trong kỹ năng viết

Có 5 yếu tố quan trọng trong kỹ năng viết:

1. Sự rõ ràng

Dù là tin nhắn hay email, những thông điệp bạn gửi nên sử dụng những ngôn từ ngắn gọn, súc tích và nên đi thẳng vào vấn đề để người đọc có thể hiểu hoặc đủ hiểu để hỏi lại những điều họ đang thắc mắc.

2. Sự ngắn gọn

Hãy nhớ rằng trong công việc, giao tiếp qua văn bản không phải là viết văn. Trừ trường hợp bạn đang viết một lá đơn hoặc một bức thư, đừng mở bài quá lê thê và hãy đi thẳng vào vấn đề mình đang muốn đề cập trong vòng 3-5 câu.

3. Giọng văn

Trong công việc, một giọng văn tốt là một giọng văn chuyên nghiệp được pha lẫn với một chút thân thiện hoặc hài hước. Hãy tránh việc sử dụng những từ quá nặng nề và mang tính chỉ trích, thay vào đó hãy sử dụng những từ mang tính chất góp ý nhiều hơn.

4. Sử dụng câu chủ động

Việc sử dụng các câu chủ động thường sẽ giúp người đọc lướt qua nội dung nhanh hơn và giúp họ đọc dễ hơn. Ngoài ra, những thông tin ở đầu câu thường đập vào mắt họ đầu tiên và được ghi nhớ tốt hơn.

5. Sử dụng đúng ngữ pháp và dấu câu

Một email với nhiều lỗi ngữ pháp và sử dụng dấu câu lộn xộn là một email thiếu chuyên nghiệp. Nó sẽ phản ánh tác phong làm việc của người viết email. Do đó, trước khi gửi email, bạn nhớ đọc kỹ và soát lại các lỗi sai không đáng có nhé!

Kỹ năng viết trong giao tiếp có thể được cải thiện với sự chú tâm nhất định.
Nên chú ý nhiều yếu tố để cải thiện kỹ năng viết trong giao tiếp. Nguồn: Unsplash

Làm sao để cải thiện kỹ năng viết trong giao tiếp?

Dưới đây là một vài điều bạn nên để tâm tới mỗi khi viết bất cứ một thứ gì, dù chỉ là 1 email đơn giản tới 1 báo cáo chi tiết:

1. Luôn định sẵn mục đích mình viết

Điều này sẽ giúp văn bản của bạn có định hướng và rõ ràng. Mục đích có thể là để người đọc hiểu được thông tin, hay họ sẽ phải hành động hoặc có thể họ sẽ phải phản hồi email của bạn, v.v. Dù mục đích của bạn có là gì, hãy chắc chắn rằng nó được thể hiện xuyên suốt văn bản. Hãy làm mục đích của bạn dễ hiểu đến mức chỉ những người đọc lướt cũng có thể hiểu bạn đang muốn nói gì.

2. Chỉ chứa những thông tin cần phải biết

Sau khi bạn viết xong, hãy đọc lại bản nháp và trả lời ba câu hỏi sau: Mục đích bài viết này là gì, đã rõ ràng chưa? Những chi tiết trong bài đã giúp người đọc hiểu mục đích chưa? Bài viết này đã được viết một cách đơn giản và trực tiếp nhất chưa?

3. Chuẩn bị dàn ý trước khi viết 

Trước khi viết những nội dung dài như biên bản họp hoặc báo cáo, hãy dành thời gian chuẩn bị trước dàn ý để sắp xếp ý của mình và xác định cách truyền tải tốt nhất. Dàn ý sẽ giúp bạn sắp xếp ý của mình một cách có trật tự.

4. Giữ tác phong chuyên nghiệp

Dù chỉ là một email ngắn giữa bạn và đồng nghiệp thân thiết, trước khi gửi bạn nên tự hỏi bản thân: “Liệu tôi có thấy thoải mái nếu email này được cả công ty đọc hay không?”. Nếu câu trả lời là không, bạn nên viết lại một email khác.

5. Chỉnh sửa kĩ càng

Với những email quan trọng như gửi khách hàng hay gửi lãnh đạo cấp cao, cách tốt nhất là nên nhờ một người đồng nghiệp đọc lại hộ mình. Ngoài những lỗi cơ bản như sai chính tả và sai ngữ pháp, bạn nên xem lại bài của mình có đủ ý hay chưa, có bị thừa thông tin hay không, v.v.

Kết luận

Kỹ năng viết trong giao tiếp có ảnh hưởng tới những mối quan hệ nơi công sở, do đó, hãy chú ý rèn luyện hơn nhé! Hy vọng qua bài viết này, chúng tôi có thể giúp bạn hoàn thiện kỹ năng viết trong giao tiếp của mình để hỗ trợ công việc tốt hơn.

Nếu bạn quan tâm, hãy xem các vị trí đang tuyển dụng của Got It tại: bit.ly/gotit-hanoi và đọc thêm về quy trình tuyển dụng tại đây.

Nhan Tung
Nhan Tung
February 08, 2021
0
Share this post to:
Tags:
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
Các bài viết liên quan
Cách đặt tên email chuyên nghiệp cho kỹ sư công nghệ

Cách đặt tên email chuyên nghiệp cho kỹ sư công nghệ

Hiện nay, nhiều sinh viên vẫn chưa biết cách đặt tên email chuyên nghiệp, gây cản trở trong quá trình xin việc. Để cải thiện tình hình này, chúng mình xin giới thiệu một vài cách đặt tên email chuyên nghiệp mà các bạn tân kỹ sư công nghệ có thể tham khảo dưới đây. […]
Tầm quan trọng của kỹ năng viết trong giao tiếp

Tầm quan trọng của kỹ năng viết trong giao tiếp

Trong mọi công việc, kỹ năng viết trong giao tiếp đều cần thiết, từ những việc đơn giản như viết emails, bản ghi nhớ, biên bản hợp tới những đơn từ phức tạp. Got It Vietnam sẽ giúp bạn hiểu hơn về kỹ năng viết trong giao tiếp cũng như một số cách cải thiện […]
Hướng dẫn cải thiện kỹ năng nói trước đám đông

Hướng dẫn cải thiện kỹ năng nói trước đám đông

Làm sao để cải thiện kỹ năng nói trước đám đông là một trăn trở lớn đối với nhiều nhân viên và những người quản lý. Đặc biệt, việc học cách cải thiện kỹ năng nói trước đám đông rất cần thiết với các kỹ sư công nghệ. Hãy cùng Got It Vietnam khám phá […]
Phương pháp thuyết phục là gì? Cách cải thiện kỹ năng thuyết phục

Phương pháp thuyết phục là gì? Cách cải thiện kỹ năng thuyết phục

Phương pháp thuyết phục là một kỹ năng sống vô cùng quan trọng mà bất cứ ai cũng nên trang bị cho bản thân. Với khả năng thuyết phục tốt, bạn có thể dễ dàng đạt được mục tiêu và nhận được sự giúp đỡ của những người bạn đồng hành. Vậy phương pháp thuyết […]
Cách rèn luyện kỹ năng tư duy phản biện

Cách rèn luyện kỹ năng tư duy phản biện

Trong cuộc sống hàng ngày, có rất nhiều vấn đề cần được bàn bạc kỹ lưỡng để đưa ra quyết định tốt nhất, vậy nên rèn luyện kỹ năng tư duy phản biện là một yêu cầu vô cùng quan trọng. Việc trang bị khả năng phản biện cho mình sẽ giúp bạn trở nên […]
10 bí quyết giao tiếp tốt giúp bạn thành công trong công việc

10 bí quyết giao tiếp tốt giúp bạn thành công trong công việc

Kỹ năng giao tiếp là một trong những yếu tố quyết định sự thành công trong công việc của bạn. Nếu có bí quyết giao tiếp tốt, bạn có thể truyền tải thông điệp của mình cho khách hàng một cách rõ ràng. Trong bài viết này, Got It sẽ bật mí 10 bí quyết […]