Hướng dẫn gửi mail xin việc: Làm sao cho đúng?

Trong quá trình xin việc, nhiều ứng viên vô tình mất điểm với nhà tuyển dụng vì mắc lỗi trong email. Got It sẽ cung cấp hướng dẫn gửi mail xin việc để bạn “chiếm trọn” trái tim nhà tuyển dụng.

1. Quy trình xin việc

Hướng dẫn xin việc - Quy trình xin việc
Quy trình xin việc thường bao gồm hai vòng

Trong quá khứ, các ứng viên sẽ đến tận công ty nộp hồ sơ xin việc, trở về nhà, chờ kết quả cho vòng thứ nhất. Nếu qua vòng này, họ sẽ tiến tới vòng phỏng vấn. Thực ra, ở hiện tại, vẫn còn công ty yêu cầu ứng viên đến nộp hồ sơ trực tiếp, nhưng con số này là rất ít.

Hiện tại, với sự phát triển của công nghệ, các công cụ giao tiếp cho phép ứng viên có thể nộp hồ sơ xin việc không màng thời gian, không gian xa xôi cách trở. Công cụ đằng sau sự thay đổi này là email, hay thư điện tử. Chắc chắn, email đã giúp quá trình tuyển dụng diễn ra nhanh chóng hơn. Tuy nhiên cũng từ đây, nhiều vấn đề nảy sinh. Nhiều ứng viên đã không tận dụng được ưu điểm của email, mà ngược lại, mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

2. Cấu trúc một e-mail xin việc

Một email xin việc luôn bao gồm những phần sau:

  • Tiêu đề (Subject): Một ngày nhà tuyển dụng sẽ nhận được rất nhiều email, những email không tiêu đề sẽ khiến việc phân loại email khó khăn hơn. Hiện nay, tất cả các nhà tuyển dụng đều cung cấp form tiêu đề và yêu cầu ứng viên sử dụng tiêu đề đó khi gửi email xin việc.
  • Lời chào: Hãy hướng lời chào của mình đến một đối tượng cụ thể nếu có thể. Nếu bạn không biết cụ thể người phụ trách việc tuyển dụng là ai, hãy gửi lời chào đến Ban tuyển dụng.
  • Đoạn mở đầu: Ở đoạn văn này, bạn sẽ trình bày mục đích viết email của mình
  • Đoạn thân bài: Thân bài cần trả lời các câu hỏi:

+ Tại sao bạn viết mail này? Bạn cần bày tỏ mục đích của mình là ứng tuyển cho công việc. + Bạn có kỹ năng gì phù hợp với công việc này? Cần nhớ rằng, e-mail xin việc chỉ là “mồi nhử” để nhà tuyển dụng quyết định có đọc CV (Curriculum Vitae) của bạn hay không. Nếu bạn đã liệt kê hết những thành tựu của mình, vậy mục đích của việc đọc CV của bạn là gì? + Bạn có thể giúp ích cho công ty như thế nào? Nhà tuyển dụng cần biết với những kỹ năng sở hữu, bạn sẽ giúp ích cho công ty như thế nào. 

  • Đoạn kết: Dùng đoạn văn này để gửi lời cảm ơn đến công ty vì đã đọc email của bạn, cùng với đó đề cập rằng bạn đã đính kèm CV hoặc/và resume trong email.
  • Lời chào:  Kết thúc email với những từ ngữ như “Trân trọng” đi kèm tên đầy đủ của bạn.
  • Chữ ký: Đây không phải phần bắt buộc, nhưng bạn nên có để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Chữ ký thường bao gồm họ tên, số điện thoại, địa chỉ của bạn. Thông qua chữ ký, nhà tuyển dụng cũng có thể dễ dàng tìm cách liên lạc thay thế với bạn. Tránh trường hợp bạn chưa kịp kiểm tra hòm thư của mình hay thư phản hồi bị đẩy vào mục spam, thư rác.

3. Những điều cần lưu ý khi viết email xin việc

Lưu ý khi viết email xin việc
Email xin việc khác với email thông thường, hãy lưu ý nhé!
  • Chú ý thay đổi tên hiển thị, tránh dùng nickname
  • Giọng văn phải trang trọng, không cợt nhả
  • Không dùng quá nhiều định dạng chữ

4. Mẫu email xin việc

Tiêu đề: [Vị trí tuyển dụng] – [Họ và tên] (tùy thuộc vào yêu cầu của nhà tuyển dụng

Kính gửi Ban tuyển dụng công ty / Quản lý nhân sự công ty ____

Tôi rất hứng thú khi đọc tin tuyển dụng vị trí ___ của công ty qua trang/nhóm/diễn đàn ___. Tôi tin rằng những kỹ năng và kinh nghiệm của mình rất thích hợp với vị trí này. 

Kinh nghiệm gần đây nhất của tôi trong lĩnh vực này là [tên vị trí] [tên công ty/tổ chức]. Tôi đảm nhiệm [mô tả nhiệm vụ của bạn tại chỗ làm cũ]. 

Tôi đã đính kèm CV hoặc/và resume của mình trong email này. Thông qua hai thứ này, tôi hi vọng rằng bạn sẽ hiểu hơn về background, học vấn, thành tựu và các giải thưởng của tôi. 

Nếu Quý công ty/tổ chức cần thêm thông tin gì, hãy cho tôi biết. Tôi hy vọng sớm nhận được hồi đáp từ Quý công ty/tổ chức. 

Trân trọng,

[họ và tên của bạn] [số điện thoại của bạn] [địa chỉ của bạn]

Got It hy vọng với hướng dẫn gửi mail xin việc trên, các bạn đều có thể chinh phục nhà tuyển dụng từ giây đầu tiên. Chúc các bạn thành công tìm được công việc như ý muốn. 

Got It Vietnam – Tham khảo: First Naukri, The Balance Career

Nếu bạn quan tâm, hãy xem các vị trí đang tuyển dụng của Got It tại: bit.ly/gotit-hanoi và đọc thêm về quy trình tuyển dụng tại đây.

https://vn.got-it.ai/blog/wp-content/uploads/2021/04/1_QAG9RXQyyMAY7i9OYo84FA.png
Got It Vietnam
January 27, 2021
Share this post to:
Tags:
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
Các bài viết liên quan
Kinh nghiệm deal lương thành công không thể bỏ qua

Kinh nghiệm deal lương thành công không thể bỏ qua

Trong các cuộc phỏng vấn, điều mà hầu hết mọi người quan tâm hàng đầu là deal lương. Vậy deal lương là gì? Kinh nghiệm deal lương như thế nào để có thể đạt được mức lương mơ ước? Cùng tìm hiểu nhé! Mục lục1. Deal lương nghĩa là gì?2. Kinh nghiệm deal lương tối […]
Kỹ năng viết email các developer không thể bỏ qua

Kỹ năng viết email các developer không thể bỏ qua

Trong môi trường làm việc hiện nay, kỹ năng viết email để giao tiếp là một điều bắt buộc mà bất cứ nhân viên nào cũng phải nắm rõ. Để giúp các bạn cải thiện vấn đề này, Got It Vietnam sẽ giúp các bạn developer cải thiện kỹ năng viết email thông qua bài […]
Những cách gửi CV qua mail ghi điểm với nhà tuyển dụng

Những cách gửi CV qua mail ghi điểm với nhà tuyển dụng

Không phải ai trong số chúng ta cũng biết cách gửi CV qua mail khi đi ứng tuyển. Đây cũng là kỹ năng khiến nhiều anh chị em kỹ sư lúng túng bởi chưa có nhiều cơ hội luyện tập trong trường học. Do đó, hãy để Got It Vietnam “gỡ rối” và hướng dẫn […]
Cách đặt tên email chuyên nghiệp cho kỹ sư công nghệ

Cách đặt tên email chuyên nghiệp cho kỹ sư công nghệ

Hiện nay, nhiều sinh viên vẫn chưa biết cách đặt tên email chuyên nghiệp, gây cản trở trong quá trình xin việc. Để cải thiện tình hình này, chúng mình xin giới thiệu một vài cách đặt tên email chuyên nghiệp mà các bạn tân kỹ sư công nghệ có thể tham khảo dưới đây. […]
Câu hỏi mức lương mong muốn – Chiến thuật ứng phó bất bại

Câu hỏi mức lương mong muốn – Chiến thuật ứng phó bất bại

Khi đối diện với câu hỏi mức lương mong muốn trong buổi phỏng vấn, bạn sẽ có nhiều hơn một câu trả lời cho tình huống này. Tùy theo tình hình thực tế mà bạn có thể lựa chọn một trong số những gợi ý dưới đây để vượt qua thử thách này một cách […]
Làm gì khi nhà tuyển dụng hỏi mức lương mong muốn?

Làm gì khi nhà tuyển dụng hỏi mức lương mong muốn?

Mức lương mong muốn của bạn là bao nhiêu? Câu hỏi có tính chất làm khó cực mạnh này luôn là “chiêu bài’ tâm lý được rất nhiều nhà tuyển dụng sử dụng để đánh giá ứng viên trong các buổi phỏng vấn. Dưới đây là một vài mẹo có thể giúp bạn xử “đẹp” […]