Trong môi trường làm việc hiện nay, kỹ năng viết email để giao tiếp là một điều bắt buộc mà bất cứ nhân viên nào cũng phải nắm rõ. Để giúp các bạn cải thiện vấn đề này, Got It Vietnam sẽ giúp các bạn developer cải thiện kỹ năng viết email thông qua bài blog này nhé!
- Tìm hiểu thêm: Syntax là gì?
Mục lục
1. Lợi ích của một email tốt
Trước hết, chúng ta cần phải hiểu một email tốt mang lại gì cho các kỹ sư. Một email tốt có thể hiểu là một email với đầy đủ tiêu đề, có nội dung súc tích, không lan man và đề cập được mục đích của người gửi. Quan trọng hơn, một email tốt cần phải đủ dễ hiểu để người đọc có thể nắm rõ nội dung, tuy nhiên cũng không được thiếu tính chuyên nghiệp.
Có thể hình dung dễ hiểu một email tốt đóng vai trò như một cây cầu. Một cây cầu tốt sẽ giúp quá trình giao thương diễn ra thuận lợi và trơn tru. Một cây cầu tệ sẽ làm quá trình trên bị gián đoạn và thậm chí có thể sụp đổ. Tóm lại, một email tốt sẽ làm quá trình giao tiếp giữa các đồng nghiệp trong công ty diễn ra trơn tru hơn, và từ đó giúp xử lý những vấn đề xảy ra nhanh hơn và hiệu suất công việc cao hơn.
2. Một email tốt nên có những phần nào?
2.1. Tiêu đề email rõ ràng, dễ hiểu
Thứ sẽ hiện ngay trên màn hình của người đọc sẽ là tiêu đề thư của bạn, và đây cũng là điều sẽ quyết định xem người nhận có mở thư của bạn hay không. Do đó, việc để tiêu đề email trống hoặc để những tiêu đề cộc lốc hay quá dài dòng chính là một điều cấm kỵ.
Một tiêu đề tốt có thể có dạng như: V/v (về việc) cảnh cáo nhân viên Nguyễn Văn A ngày… Nó sẽ đề cập đến chủ đề chính của email và những người liên quan/ngày tháng năm (nếu có) để tiện keep track.
2.2. Nội dung rõ ràng, đi vào vấn đề
Một email tốt không nên có nội dung quá lòng vòng. Hãy giữ nội dung rõ ràng và đi thẳng vào vấn đề mà bạn muốn đề cập. Nếu nội dung quá lòng vòng, người đọc sẽ khó để có thể keep track được những gì bạn muốn truyền đạt và đương nhiên, họ cũng sẽ khó ghi nhớ những nội dung đó hơn.
Để viết được nội dung tốt, bạn cần có một kỹ năng viết trong giao tiếp tốt. Bạn có thể tham khảo bài viết hướng dẫn cải thiện kỹ năng viết tại đây.
2.3. Câu kết có lời cảm ơn hoặc tổng kết vấn đề
Một email tốt thường sẽ có phần yêu cầu xác nhận hoặc tổng kết lại những gì đã nói ở phía trên (nếu có nhiều điểm phức tạp). Câu kết cũng có thể là một sự gợi mở nhằm khuyến khích mọi người hỏi lại nếu có bất cứ vấn đề gì chưa rõ. Nếu không, các bạn có thể chỉ cần để lại một lời cảm ơn vì mọi người đã dành thời gian.
2.4. Có chữ ký cuối email
Đây có lẽ là yếu tố bị bỏ qua khá nhiều khi viết mail. Chữ ký trong email của bạn có thể là một vài dòng bao gồm: Tên, chức danh/vị trí, tên tổ chức, thông tin liên lạc và logo đính kèm. Những thông tin này sẽ giúp người đọc email có thể liên hệ với bạn nhanh nhất có thể.
Ngoài ra, việc đính kèm chữ ký cuối email thể hiện bạn là một người có tác phong chuyên nghiệp, chỉn chu.
2.5. File đính kèm và địa chỉ email người nhận
Một lỗi đơn giản nhưng nhiều người phạm phải, đó là quên đính kèm file khi gửi mail. Để khắc phục việc này, không còn cách nào ngoài việc đọc thật kỹ email trước khi bấm gửi, hoặc bạn có thể đính kèm file với email trước khi bắt đầu viết.
Bạn chỉ nên thêm địa chỉ email người nhận sau khi đã hoàn thành và đọc lại mọi nội dung. Bởi trong nhiều trường hợp, bạn có thể sơ ý bấm nhầm và gửi một email chưa hoàn thành cho người nhận
3. Một vài lưu ý để có kỹ năng viết email tốt hơn
Trước khi gửi mail, bạn nên cân nhắc một vài lưu ý dưới đây email rõ ràng và có hiệu quả tốt hơn:
- Không nên quá lạm dụng giao tiếp bằng email: Một trong những yếu tố gây stress nhất tại công sở chính là mở email lên và thấy trong hòm thư mình chất đống những email chưa được đọc và thừa thãi. Do đó, hãy hạn chế gửi mail nếu có thể giải quyết công việc theo cách khác.
- Lưu ý về cách trình bày email: Nếu chưa nắm rõ cách trình bày email, các kỹ sư có thể tham khảo gợi ý sau đây: Paragraph – Spacing phần Before, After: 6pt, line spacing: 1,5 line tùy độ dài của email, đồng thời sử dụng những font chữ chuẩn và quen thuộc (Times New Roman, Arial…) với kích cỡ khoảng 10-12. Đừng quên ngắt đoạn nếu quá dài nhé!
- Hạn chế sử dụng thán từ hoặc bộc lộ cảm xúc quá mức: Hãy nhớ rằng, email thể hiện tác phong làm việc chuyên nghiệp của bạn. Do đó, dù mất bình tĩnh nhưng khi giao tiếp qua email, các bạn hãy cố kiểm soát cảm xúc của mình, tránh tạo ra những hiểu lầm không đáng có gây mất tinh thần đoàn kết trong công ty.
Có thể nói rằng, email sẽ là người bạn đồng hành với các kỹ sư từ ngày mới bước vào công ty cho tới tận ngày họ nghỉ hưu. Do đó, hãy đối xử tốt với người bạn này nhé! Hy vọng qua bài viết vừa rồi, Got It Vietnam đã giúp các bạn cải thiện được kỹ năng viết email của bản thân.
