Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Quy trình lập kế hoạch hiệu quả nhất

Kỹ năng lập kế hoạch giúp bạn có thể sắp xếp được công việc theo một lịch trình cụ thể và tăng hiệu suất công việc tốt nhất. Vậy kỹ năng lập kế hoạch là gì? Làm thế nào để có thể lập một bản kế hoạch chi tiết, hiệu quả nhất? Đừng bỏ lỡ bài viết sau, Got It sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc trên.

1. Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Để có thể kiểm soát được hết khối lượng công việc trong quỹ thời gian nhất định, bạn cần phải lập kế hoạch chi tiết để thực hiện chúng. Do đó, kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng cần thiết mà bất cứ ai cũng cần trang bị và rèn luyện mỗi ngày.

Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Việc xác định mục tiêu và phương pháp thực hiện chính là quá trình lập kế hoạch công việc. Kế hoạch công việc càng rõ ràng, cụ thể thì khả năng hiện thực hóa những mục tiêu ấy càng cao. Qua bản kế hoạch chi tiết, bạn có thể chuẩn bị tốt hơn những nguồn lực để kiểm tra, giám sát và thực hiện dự án.

2. Tầm quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch

Trang bị kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả sẽ giúp bạn dễ thành công trong mọi việc. Thông qua quá trình lập kế hoạch để xác định rõ những công việc cần phải làm và phân bổ thời gian thực hiện sao cho hợp lý, bạn có thể rút ngắn thời gian làm việc và hoàn toàn chủ động xử lý các tình huống bất ngờ xảy tới. Ngoài ra, kỹ năng lập kế hoạch còn giúp bạn:

  • Sắp xếp công việc hợp lý theo thời gian biểu khoa học, giúp công việc không bị chồng chéo.
  • Tập trung mọi nguồn lực vào mục tiêu chính để hoàn thành nó.
  • Phát triển tư duy một các có hệ thống để tiên liệu các tình huống có thể xảy ra.
  • Hợp tác với những nguồn lực khác để đẩy nhanh quá trình hoàn thành mục tiêu đặt ra.
  • Nắm rõ những nhiệm vụ cần phải làm để thực hiện hóa mục tiêu hiệu quả trong thời gian ngắn nhất.
  • Hình thành các tiêu chuẩn kiểm tra và đánh giá công việc đã đạt yêu cầu hay chưa. Qua đó bạn có thể đề xuất những giải pháp để điều chỉnh và khắc phục những sai sót đó.
Kỹ năng lập kế hoạch giúp bạn hoàn thành mục tiêu hiệu quả nhất
Kỹ năng lập kế hoạch giúp bạn hoàn thành mục tiêu hiệu quả nhất

3. Quy trình lập kế hoạch hiệu quả nhất

3.1. Bước 1: Liệt kê những công việc cần phải làm

Có thể nói, sự thành bại của một bản kế hoạch phụ thuộc khá nhiều vào bước liệt kê những công việc cần làm. Bạn cần liệt kê đầy đủ những công việc cần thiết để xác định khối lượng công việc và phân bổ quỹ thời gian sao cho hợp lý nhất. Bạn có thể phân chia việc theo ngày, tuần, tháng, năm để tiện quản lý và thực hiện.

3.2. Bước 2: Đưa ra các mục tiêu phù hợp với công việc

Thời gian hoàn thành hoặc kết quả hoàn thành là mục tiêu mà bạn nên đặt ra cho những công việc của mình. Hãy đặt mục tiêu phù hợp với công việc để đảm bảo chúng được thực hiện trong tầm khả năng của mình.

3.3. Bước 3: Sắp xếp các công việc theo vị trí ưu tiên

Bạn cần xác định rõ công việc nào cần thực hiện trước, công việc nào có thể thực hiện sau để có thể đảm bảo phân bổ thời gian hoàn thành chúng một cách tốt nhất. Nếu hoàn thành tốt quá trình ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Ngoài ra, bạn cần liệt kê thêm một số khó khăn có thể xảy ra trong quá trình thực hiện kèm giải pháp khắc phục. Nhờ đó, bạn có thể linh hoạt hơn trong việc thực hiện kế hoạch.

Sắp xếp công việc hợp lý giúp bạn hoàn thành mục tiêu đúng kế hoạch
Sắp xếp công việc hợp lý giúp bạn hoàn thành mục tiêu đúng kế hoạch

3.4. Bước 4: Tập trung thực hiện kế hoạch

Khi đã xác định được mục tiêu cần phải thực hiện, bạn cần vận dụng hết mọi nguồn lực để hoàn thành chúng trong thời gian ngắn nhất. Tuy nhiên, bạn nên kết hợp giữa làm việc và giải trí để bản thân không bị căng thẳng và làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc.  

3.5. Bước 5: Kiểm tra quá trình thực hiện kế hoạch

Bạn cần theo sát những công việc theo bản kế hoạch chi tiết đã lập ra ban đầu. Bằng việc so sánh đối chiếu, bạn có thể biết được các mục tiêu của mình đã hoàn thành đúng thời hạn và đảm bảo hiệu quả như mong đợi hay không.

Bạn cần xây dựng bản kế hoạch chi tiết và cập nhật thường xuyên để có thể đánh giá chất lượng công việc qua từng giai đoạn. Quá trình rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn nâng cao kiến thức và có thể giải quyết tất cả những công việc một cách hiệu quả, hợp lý nhất.

Nếu bạn quan tâm, hãy xem các vị trí đang tuyển dụng của Got It tại: bit.ly/gotit-hanoi và đọc thêm về quy trình tuyển dụng tại đây.

branding
branding
February 07, 2021
0
Share this post to:
Tags:
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
Các bài viết liên quan
Tầm quan trọng của kỹ năng viết trong giao tiếp

Tầm quan trọng của kỹ năng viết trong giao tiếp

Trong mọi công việc, kỹ năng viết trong giao tiếp đều cần thiết, từ những việc đơn giản như viết emails, bản ghi nhớ, biên bản hợp tới những đơn từ phức tạp. Got It Vietnam sẽ giúp bạn hiểu hơn về kỹ năng viết trong giao tiếp cũng như một số cách cải thiện […]
Hướng dẫn cải thiện kỹ năng nói trước đám đông

Hướng dẫn cải thiện kỹ năng nói trước đám đông

Làm sao để cải thiện kỹ năng nói trước đám đông là một trăn trở lớn đối với nhiều nhân viên và những người quản lý. Đặc biệt, việc học cách cải thiện kỹ năng nói trước đám đông rất cần thiết với các kỹ sư công nghệ. Hãy cùng Got It Vietnam khám phá […]
Phương pháp thuyết phục là gì? Cách cải thiện kỹ năng thuyết phục

Phương pháp thuyết phục là gì? Cách cải thiện kỹ năng thuyết phục

Phương pháp thuyết phục là một kỹ năng sống vô cùng quan trọng mà bất cứ ai cũng nên trang bị cho bản thân. Với khả năng thuyết phục tốt, bạn có thể dễ dàng đạt được mục tiêu và nhận được sự giúp đỡ của những người bạn đồng hành. Vậy phương pháp thuyết […]
Cách rèn luyện kỹ năng tư duy phản biện

Cách rèn luyện kỹ năng tư duy phản biện

Trong cuộc sống hàng ngày, có rất nhiều vấn đề cần được bàn bạc kỹ lưỡng để đưa ra quyết định tốt nhất, vậy nên rèn luyện kỹ năng tư duy phản biện là một yêu cầu vô cùng quan trọng. Việc trang bị khả năng phản biện cho mình sẽ giúp bạn trở nên […]
Top 4 sách kỹ năng sống nên đọc dành cho giới trẻ

Top 4 sách kỹ năng sống nên đọc dành cho giới trẻ

Những cuốn sách kỹ năng sống sẽ giúp những người trẻ hình thành lên tác phong và lối sống của chính mình. Qua đó, họ sẽ biết cách vượt qua những khó khăn trong cuộc sống, dũng cảm đối diện với thử thách để đi tìm kiếm thành công. Tham khảo ngay những cuốn sách […]
Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Quy trình lập kế hoạch hiệu quả nhất

Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Quy trình lập kế hoạch hiệu quả nhất

Kỹ năng lập kế hoạch giúp bạn có thể sắp xếp được công việc theo một lịch trình cụ thể và tăng hiệu suất công việc tốt nhất. Vậy kỹ năng lập kế hoạch là gì? Làm thế nào để có thể lập một bản kế hoạch chi tiết, hiệu quả nhất? Đừng bỏ lỡ […]