Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Quy trình lập kế hoạch hiệu quả nhất

Kỹ năng lập kế hoạch giúp bạn có thể sắp xếp được công việc theo một lịch trình cụ thể và tăng hiệu suất công việc tốt nhất. Vậy kỹ năng lập kế hoạch là gì? Làm thế nào để có thể lập một bản kế hoạch chi tiết, hiệu quả nhất? Đừng bỏ lỡ bài viết sau, Got It sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc trên.

1. Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Để có thể kiểm soát được hết khối lượng công việc trong quỹ thời gian nhất định, bạn cần phải lập kế hoạch chi tiết để thực hiện chúng. Do đó, kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng cần thiết mà bất cứ ai cũng cần trang bị và rèn luyện mỗi ngày.

Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Việc xác định mục tiêu và phương pháp thực hiện chính là quá trình lập kế hoạch công việc. Kế hoạch công việc càng rõ ràng, cụ thể thì khả năng hiện thực hóa những mục tiêu ấy càng cao. Qua bản kế hoạch chi tiết, bạn có thể chuẩn bị tốt hơn những nguồn lực để kiểm tra, giám sát và thực hiện dự án.

2. Tầm quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch

Trang bị kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả sẽ giúp bạn dễ thành công trong mọi việc. Thông qua quá trình lập kế hoạch để xác định rõ những công việc cần phải làm và phân bổ thời gian thực hiện sao cho hợp lý, bạn có thể rút ngắn thời gian làm việc và hoàn toàn chủ động xử lý các tình huống bất ngờ xảy tới. Ngoài ra, kỹ năng lập kế hoạch còn giúp bạn:

  • Sắp xếp công việc hợp lý theo thời gian biểu khoa học, giúp công việc không bị chồng chéo.
  • Tập trung mọi nguồn lực vào mục tiêu chính để hoàn thành nó.
  • Phát triển tư duy một các có hệ thống để tiên liệu các tình huống có thể xảy ra.
  • Hợp tác với những nguồn lực khác để đẩy nhanh quá trình hoàn thành mục tiêu đặt ra.
  • Nắm rõ những nhiệm vụ cần phải làm để thực hiện hóa mục tiêu hiệu quả trong thời gian ngắn nhất.
  • Hình thành các tiêu chuẩn kiểm tra và đánh giá công việc đã đạt yêu cầu hay chưa. Qua đó bạn có thể đề xuất những giải pháp để điều chỉnh và khắc phục những sai sót đó.
Kỹ năng lập kế hoạch giúp bạn hoàn thành mục tiêu hiệu quả nhất
Kỹ năng lập kế hoạch giúp bạn hoàn thành mục tiêu hiệu quả nhất

3. Quy trình lập kế hoạch hiệu quả nhất

3.1. Bước 1: Liệt kê những công việc cần phải làm

Có thể nói, sự thành bại của một bản kế hoạch phụ thuộc khá nhiều vào bước liệt kê những công việc cần làm. Bạn cần liệt kê đầy đủ những công việc cần thiết để xác định khối lượng công việc và phân bổ quỹ thời gian sao cho hợp lý nhất. Bạn có thể phân chia việc theo ngày, tuần, tháng, năm để tiện quản lý và thực hiện.

3.2. Bước 2: Đưa ra các mục tiêu phù hợp với công việc

Thời gian hoàn thành hoặc kết quả hoàn thành là mục tiêu mà bạn nên đặt ra cho những công việc của mình. Hãy đặt mục tiêu phù hợp với công việc để đảm bảo chúng được thực hiện trong tầm khả năng của mình.

3.3. Bước 3: Sắp xếp các công việc theo vị trí ưu tiên

Bạn cần xác định rõ công việc nào cần thực hiện trước, công việc nào có thể thực hiện sau để có thể đảm bảo phân bổ thời gian hoàn thành chúng một cách tốt nhất. Nếu hoàn thành tốt quá trình ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Ngoài ra, bạn cần liệt kê thêm một số khó khăn có thể xảy ra trong quá trình thực hiện kèm giải pháp khắc phục. Nhờ đó, bạn có thể linh hoạt hơn trong việc thực hiện kế hoạch.

Sắp xếp công việc hợp lý giúp bạn hoàn thành mục tiêu đúng kế hoạch
Sắp xếp công việc hợp lý giúp bạn hoàn thành mục tiêu đúng kế hoạch

3.4. Bước 4: Tập trung thực hiện kế hoạch

Khi đã xác định được mục tiêu cần phải thực hiện, bạn cần vận dụng hết mọi nguồn lực để hoàn thành chúng trong thời gian ngắn nhất. Tuy nhiên, bạn nên kết hợp giữa làm việc và giải trí để bản thân không bị căng thẳng và làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc.  

3.5. Bước 5: Kiểm tra quá trình thực hiện kế hoạch

Bạn cần theo sát những công việc theo bản kế hoạch chi tiết đã lập ra ban đầu. Bằng việc so sánh đối chiếu, bạn có thể biết được các mục tiêu của mình đã hoàn thành đúng thời hạn và đảm bảo hiệu quả như mong đợi hay không.

Bạn cần xây dựng bản kế hoạch chi tiết và cập nhật thường xuyên để có thể đánh giá chất lượng công việc qua từng giai đoạn. Quá trình rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn nâng cao kiến thức và có thể giải quyết tất cả những công việc một cách hiệu quả, hợp lý nhất.

Nếu bạn quan tâm, hãy xem các vị trí đang tuyển dụng của Got It tại: bit.ly/gotit-hanoi và đọc thêm về quy trình tuyển dụng tại đây.

https://vn.got-it.ai/blog/wp-content/uploads/2021/04/1_QAG9RXQyyMAY7i9OYo84FA.png
Got It Vietnam
February 07, 2021
Share this post to:
Tags:
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
Các bài viết liên quan
5 lỗi ngôn ngữ cơ thể trong thuyết trình cần tránh

5 lỗi ngôn ngữ cơ thể trong thuyết trình cần tránh

Có thể bạn đã biết việc áp dụng ngôn ngữ cơ thể trong thuyết trình là điều cực kỳ quan trọng khi thuyết trình. Nhưng liệu bạn có biết rằng không phải cử chỉ nào của cơ thể cũng là tốt không? Có khá nhiều cử chỉ được coi là lỗi trong thuyết trình. Cùng […]
Tư duy lập trình là gì? 5 phương pháp rèn luyện tư duy lập trình

Tư duy lập trình là gì? 5 phương pháp rèn luyện tư duy lập trình

Tư duy lập trình là gì? Làm thế nào để có tư duy lập trình? Đây có lẽ là thắc mắc chung của nhiều bạn khi lần đầu làm quen với lập trình. Để giải đáp điều này, trong bài viết dưới đây, Got It sẽ cung cấp cho các bạn cách hiểu đầy đủ […]
5 kỹ năng giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp cho dân IT

5 kỹ năng giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp cho dân IT

Ngoài năng lực và kiến thức chuyên môn, kỹ năng giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp cũng là điều không thể thiếu khi làm việc. Tất nhiên, đã là kỹ năng thì không phải ai cũng nghiễm nhiên là có mà phải được rèn luyện trong cả quá trình. Để Got It “mách” cho […]
Phương pháp tư duy: Phương pháp nào là tốt nhất?

Phương pháp tư duy: Phương pháp nào là tốt nhất?

Các phương pháp tư duy luôn là mối quan tâm hàng đầu của mọi người. Không chỉ những học sinh, sinh viên đang ngồi trên ghế nhà trường mà cả những người đi làm cũng quan tâm đến điều này. Phương pháp nào là tốt nhất? Hãy cùng Got It tìm hiểu về các phương […]
10 cách rèn luyện tư duy hiệu quả

10 cách rèn luyện tư duy hiệu quả

Não điều khiển mọi hoạt động của cơ thể, có nghĩa là mọi hoạt động tư duy của chúng ta đều do não thực hiện. Nếu bạn muốn luyện tư duy cho não, hãy thử ngay 10 cách rèn luyện tư duy sau nhé. Mục lục1. Xếp hình2. Chơi bài3. Học từ vựng4. Nhảy 5. […]
Ma trận quản lý thời gian, khái niệm và cách dùng

Ma trận quản lý thời gian, khái niệm và cách dùng

Khi đi làm, chúng ta thường xuyên gặp vấn đề về quản lý thời gian sao cho hiệu quả bởi khối lượng công việc lớn cùng với những deadline gấp gáp. Qua bài viết này, Got It Vietnam muốn giới thiệu tới các bạn ma trận quản lý thời gian Eisenhower – một trong những […]