Viết email là việc tưởng dễ mà khó, đặc biệt là email tiếng Anh. Bài viết sẽ trình bày một số lưu ý trong cách viết email bằng tiếng Anh cho bạn. Hãy chú ý những điều nên và không nên để giúp email của mình hoàn thiện hơn nhé.
Mục lục
1. Không nên: đặt tiêu đề không rõ ràng
Bạn không nên sử dụng những tiêu đề quá ngắn, chung chung, chẳng hạn như:
- “Hello” (Xin chào)
- “Hi” (Chào)
- “Code not working” (Mã không hoạt động)
Thực tế, những tiêu đề này hoàn toàn vô nghĩa. Nó không thể hiện được mục đích của email. Thậm chí nhiều người sẽ dễ dàng bỏ qua các email có những tiêu đề như vậy, vì nghĩ chúng không quan trọng.
Ngược lại, bạn cũng không nên dùng những tiêu đề mang tính chất báo động, chẳng hạn như:
- “Important: please read immediately” (Quan trọng: xin hãy đọc ngay lập tức)
- “Please help me fast” (Xin hãy giúp tôi gấp)
Việc quan trọng đối với bạn chưa hẳn đã quan trọng với người khác. Một số người đọc cũng có xu hướng phớt lờ những email lạm dụng các tiêu đề như trên.
Trường hợp tồi tệ nhất là khi người gửi thậm chí còn không tạo tiêu đề cho email. Những tình huống như vậy chỉ khiến bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp trong mắt người nhận email. Điều đó đồng nghĩa với việc xác suất email của bạn sẽ được đọc trong tương lai là rất thấp.
2. Nên: đặt tiêu đề thể hiện mục đích của email
Mỗi email phải có dòng tiêu đề rõ ràng, mô tả ngắn gọn mục đích của email. Điều này sẽ giúp người nhận hình dung được về nội dung email và dễ dàng tìm kiếm khi cần. Nó đặc biệt hữu ích với những người có thói quen sắp xếp email công việc cho gọn gàng.
Tiêu đề tốt là tiêu đề thể hiện được lý do viết email. Hoặc nó cho thấy nội dung cơ bản của vấn đề bạn muốn nói. Dưới đây là một số ví dụ về tiêu đề email tốt:
- [Product name] Cannot fix bug 2014, the fix won’t work with version 2.7 of XYZ.jar (Không thể sửa lỗi 2014, bản sửa lỗi không hoạt động với phiên bản 2.7 của XYZ.jar)
- [Feature name] Gibberish characters in PDF feature for weekly summary reports (Tính năng tải báo cáo tổng kết tuần thành file PDF chứa các ký tự vô nghĩa)
3. Nên: viết email ngắn gọn
Số lượng thông tin đồ sộ thường khiến nhiều người có xu hướng trả lời các email có nội dung ngắn trước. Các email có nội dung dài thường được để dành trả lời sau, khi người nhận có thời gian đọc kỹ.
Ta khó có thể thay đổi thói quen của người khác. Tuy nhiên, ta có thể chú ý hơn trong việc soạn thảo email. Bạn nên suy nghĩ thật kỹ về nội dung cần viết, viết chúng một cách ngắn gọn, súc tích để đảm bảo email của bạn sớm được phản hồi.
Một email hoàn hảo là không chứa đựng những thông tin không cần thiết, gây loãng nội dung. Các câu chữ, đoạn văn mà bạn sử dụng cũng phải ngắn gọn, rõ ràng.
4. Nên: Dùng hình ảnh minh họa vấn đề khi có thể
Một bức ảnh đáng giá ngàn lời nói. Điều này hoàn toàn đúng khi bạn đang cố gắng truyền đạt điều gì đó đang xảy ra trên màn hình.
Lấy ví dụ đây là nội dung email của bạn: “thông báo đang bị thiếu, viền trên và viền dưới cũng bị thiếu, màu sắc không đúng”. Đây không phải là một cách diễn đạt tốt. Người đọc email sẽ rất bối rối dù hiểu bạn đang muốn miêu tả lỗi chương trình. Vì vậy, bạn hãy đơn giản hóa vấn đề bằng cách gửi một bức screenshot (ảnh chụp màn hình).
Hình ảnh minh hoạ sẽ giúp người đọc dễ hình dung về vấn đề hơn. Việc sử dụng hình ảnh thay cho câu chữ cũng giúp bạn hạn chế được những lỗi không đáng có khi sử dụng tiếng Anh. Đặc biệt là với những lập trình viên không giỏi trong việc diễn đạt ngôn ngữ.
5. Không nên: Đính kèm video vào email
Một video còn đáng giá hơn cả ngàn bức ảnh. Tuy nhiên, video sẽ nặng hơn ảnh. Do đó, nếu bạn có ý định gửi video trong email của mình, thì bạn không nên đính kèm chúng vào email. Bởi nó sẽ khiến cho dung lượng hộp thư của bạn lẫn người nhận nhanh chóng bị đầy. Một số hộp thư đã giới hạn dung lượng đính kèm file video và thông báo với người dùng ngay từ đầu.
Cách tốt nhất là bạn nên tải video lên những kho lưu trữ chia sẻ được như Google Drive hay OneDrive. Sau đó, bạn có thể đính kèm những liên kết vào trong email để gửi đến người nhận. Bạn cũng đừng quên ghi thêm một số thông tin giải thích về video trong email. Điều này sẽ giúp người đọc hiểu được mục đích gửi video của bạn.
Trên đây là một số lưu ý dành cho dân IT khi viết email bằng tiếng Anh. Hy vọng, bài viết sẽ thay đổi được cách viết email bằng tiếng Anh cho bạn, để nó trở nên hấp dẫn hơn với người đọc và đem lại hiệu quả công việc tốt hơn.
Tham khảo: Programmr.com
