Đối với những người phát triển phần mềm, phát triển kỹ năng phản hồi thường được coi là một điều khó khăn, đặc biệt khi bạn phải giao tiếp với máy tính nhiều hơn là con người. Bài viết này sẽ đưa ra một số điểm bạn cần lưu ý để rèn luyện kỹ năng phản hồi đó.
Mục lục
1. Chọn phương thức phù hợp – kỹ năng phản hồi cơ bản nhất
Chúng ta đang sống trong thời đại mà giao tiếp trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, không phải hình thức nào cũng là sự lựa chọn tốt nhất dành cho việc phản hồi.
Cách phản hồi tốt nhất là phản hồi trực tiếp thông qua hình thức 1-1 và có xác nhận lại bằng văn bản. Đặc biệt, nếu phản hồi mang tính xây dựng thì trao đổi trực tiếp luôn là lựa chọn hàng đầu. Nếu bạn ở xa, hoặc không thể gặp trực tiếp, thì có thể dùng các công cụ như Google Hangouts, Zoom.
Sau khi trao đổi trực tiếp, bạn nên xác nhận nội dung đã trao đổi bằng văn bản chính thức. Bạn có thể dùng các hình thức như biên bản họp, hoặc email. Mục đích của việc này là để lưu trữ những thông tin đã phản hồi một cách chính xác nhất. Đồng thời, bạn cũng hạn chế được sai sót, nhầm lẫn mà không có gì để đối chứng sau này.
Dù phản hồi bằng phương pháp nào, bạn cũng nên chuẩn bị tinh thần thoải mái. Điều này sẽ giúp cho cuộc giao tiếp diễn ra suôn sẻ.
2. Nội dung phản hồi phải rõ ràng
Khi phản hồi một thông tin nào đó, bạn nên tránh các nhận xét chung chung. Bởi những thông tin mập mờ có thể gây nhầm lẫn cho người nhận. Hãy khiến cho phản hồi của bạn trở nên rõ ràng hơn bằng cách đưa ra những ví dụ, dẫn chứng minh họa cho lời nói của bạn. Chẳng hạn, nếu bạn có những đường link nào đó hữu ích thì đừng chỉ gợi ý. Bạn hãy mạnh dạn đưa vào trong email.
Việc đưa ra phản hồi rõ ràng sẽ rất có lợi, đặc biệt đối với những người phát triển phần mềm. Điều này thực sự sẽ giúp cho người nghe biết họ đang làm đúng hoặc sai ở chỗ nào, cần cải thiện ở chỗ nào. Thông tin càng cụ thể sẽ giúp họ nhận ra thiếu sót của mình dễ dàng hơn. Từ đó, họ có thể xác định được hành động nào là nên hay không nên làm.
3. Tập trung vào việc giải quyết vấn đề
Bạn không nên đặt cảm xúc cá nhân vào trong nội dung phản hồi. Thay vì vậy, phản hồi của bạn chỉ nên tập trung vào vấn đề cần giải quyết.
Chiến lược tốt nhất cho việc phản hồi là chia làm ba phần. Ở phần mở đầu, hãy luôn nêu rõ vấn đề đang được đề cập. Sau đó, bạn có thể mô tả thêm những nhận xét và suy nghĩ của mình về vấn đề đó. Cuối cùng, bạn nên kết thúc bằng những hướng giải quyết mà bạn muốn đưa ra.
Ngoài ra, bạn không nên chỉ đưa ra một giải pháp duy nhất để giải quyết vấn đề trong phản hồi của mình. Điều đó khiến cho người nhận phản hồi dễ có cảm giác họ đang đi vào ngõ cụt vì không còn con đường nào khác. Phản hồi nên đưa ra được nhiều lựa chọn để người nhận quyết định họ nên làm gì. Đó mới chính là một phản hồi được đánh giá cao.
4. Thời gian – yếu tố vàng của kỹ năng phản hồi
Việc phản hồi sẽ mất đi nhiều tác dụng nếu bị trì hoãn quá lâu. Do đó, thời gian luôn là chiếc chìa khóa vàng trong việc rèn luyện kỹ năng phản hồi. Việc phản hồi chậm trễ có thể tạo cho người nhận cảm giác bực bội lẫn hoài nghi.
Phản hồi không phải là sự kiện chỉ diễn ra một lần, mà nó là một quá trình liên tục. Sau khi bạn đưa ra phản hồi, hãy cố gắng theo dõi kết quả. Bạn nên gợi ý cho người nhận biết rằng bạn sẵn sàng giải đáp nếu họ còn có câu hỏi nào khác. Nếu cần thiết, bạn hãy trao đổi với họ về một cơ hội khác để có thể cung cấp thêm những lời phản hồi trong tương lai.
Cuối cùng, kỹ năng phản hồi cũng như bất kỳ một kỹ năng nào khác. Bạn cần phải có thời gian rèn luyện để thực sự làm chủ được nó. Đặc biệt, nếu phản hồi của bạn chứa thông tin tiêu cực, thì bạn cần dành nhiều thời gian hơn để chuẩn bị.
Trên đây là một số chú ý để rèn luyện kỹ năng phản hồi cho dân IT. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ tìm ra cách phát triển kỹ năng phản hồi của mình được tốt hơn.
